راهنمای خرید پوشه
همانطور که می دانیم نگهداری از اسناد و مدارک و برگه های مهم امری ضروری در زندگی شخصی و کاری همه ما است. اینکه بتوانیم آنها را در مکانی برای مدت طولانی و برای جلوگیری از هرگونه آسیب، رطوبت، آلودگی و گرد و غبار بایگانی کنیم برای ما حائز اهمیت بوده و همیشه به دنبال راه حلی کاربردی هستیم. در مرحله اول حجم اسنادی که می خواهید بایگانی کنید را در نظر بگیرید. باید بدانید که پوشه یا کلیپ فایل برای اسناد کمتر استفاده می شود، اگر برای شما گزینه مناسبی است با ما همراه باشید.
تعریف پوشه
فرهنگ فارسی معین "پوشه" را چنین تعریف کرده است:
ورق نسبتاً بزرگ و تا شده ای از جنس مقوا یا پلاستیک که نوشته ها و اسناد مربوط به یک موضوع را در آن نگهداری می کنند.
پوشه (فولدر) یکی از اولین و اصلی ترین ابزارهای بایگانی است. اهمیت و ضرورت پوشه تا جایی است که حتی تحولات دنیای مدرن نیز نتوانسته است پوشه را از ابزارهای الکترونیکی و دیجتالی حذف کند و همه ما در کامپیوتر، موبایل و لپ تاپمان پوشه های اطلاعاتی (Folder) زیادی داریم.
پوشه ابزاری است برای نگهداری و مدیریت اسناد و اوراق، اما پوشه ها فقط کاربرد اداری ندارند، در مدرسه، خانه، فروشگاه و دانشگاه می توان از پوشه های مختلف استفاده کرد. پوشه ها معمولا برای نگهداری تعداد نسبتا کمی از اوراق، اسناد و مدارک به کار برده می شود.
چگونه یک پوشه مناسب انتخاب کنیم؟
باتوجه به نوع اسناد و روش بایگانی باید پوشه را انتخاب کرد. 3 مولفه مهم پوشه عبارتند از:
سایز پوشه
پوشه ها سایزهای مختلفی دارند، اما سایزهای استاندارد عبارتند از:
سایز A4: 31 × 22 سانتی متر
سایز FC: حدود 23 × 34 سانتی متر
سایز B4: 35 × 22 سانتی متر
سایز A5: 22 × 16 سانتی متر
سایز B5: 25 × 18 سانتی متر
سایز خشتی کوچک = 19 × 19 سانتی متر
سایز خشتی بزرگ = 23 × 23 سانتی متر
سایز پالتویی = 14 × 19 سانتی متر
جنس پوشه
هنگام انتخاب جنس پوشه باید به نوع اسناد، میزان استفاده و نحوه استفاده از اوراق و مدارک دقت کنید. پوشه ها با جنس های مختلف، هر کدام ویژگی ها و کاربردهای متفاوتی دارند. 2 نوع پوشه رایج داریم:
پوشه مقوایی: پرکاربردترین نوع پوشه است. معمولا این فولدرها از جنس مقوای گلاسه 250 گرمی یا 300 گرمی هستند که برای زیبایی بیشتر، بدنه فولدرها را با سلفون مات یا شفاف روکش دار می کنند. از آنجا که امکان چاپ روی پوشه های مقوایی وجود دارد، معمولا در نمایشگاه ها و همایش ها از آنها به عنوان یک ابزار تبلیغاتی استفاده می شود. برخی از موسسات یا ادارات بزرگ مانند دادگاه ها، که با مدارک زیادی از ارباب رجوع ها سر و کار دارند، تعداد زیادی از پوشه های مقوایی را به دلیل مقرون به صرفه بودن خریداری می کنند.
پوشه پلاستیکی: بادوام ترین نوع پوشه است، در برابر نفوذ آب و گرد و خاک بهتر می تواند از برگه ها مراقبت کند، بعلاوه در صورت کثیف شدن یا لک شدن، امکان شستشوی آن وجود دارد. در مدارس معلمان و دانش آموزان از این فولدر زیاد استفاده می کنند. امروزه پوشه های پلاستیکی به دلیل کیفیت و ماندگاری بالا طرفداران بیشتری دارند و یکی دیگر از دلایل محبوبیت آنها داشتن مدل های مختلف است.
پوشه های پلاستیکی را به صورت دکمه دار و جیب دار یا با دیگر لوازم جانبی تولید و به بازار عرضه می کنند. همچنین این نوع پوشه ها ممکن است مات یا شفاف باشند که لازم است برای اسناد با اطلاعات مهم پوشه های مات خریداری کنید تا در معرض دید نباشند.
پوشه های چرمی و پارچه ای از دیگر انواع پوشه هستند.
برچسب پوشه
استفاده از برچسب دسترسی به اسناد را سریع تر و راحت تر می کند.
بر اساس روش بایگانی، "الفبایی" یا " عددی" باید عناوین هر دسته را روی برچسب ثبت کرد. برخی دیگر از دسته بندی ها بر اساس ماه های سال انجام می شود. حروف و اعداد نیز ممکن است به زبان فارسی یا انگلیسی باشد.
انواع برچسب:
برچسب ثابت:
قسمت های بیرون زده لبه مقسم (ایندکس، دیوایدر) را برچسب می گویند. برچسب دیوایدر از نظر تعداد، سایز و محل قرار گیری با هم تفاوت دارند.
برچسب متحرک (قابل تعویض):
برچسب های متحرک، محفظه های پلاستیکی هستند که کارت های مقوایی کوچکی در آنها جای می گیرند. عنوان هر دسته را روی کارت ثبت می کنیم و درون محفظه برچسب می گذاریم. در پوشه ها به دلیل عطف کمتر این برچسب ها روی آن قرار می گیرند اما در دیگر لوازم بایگانی که عطف بیشتری دارند این برچسب ها روی عطف قرار می گیرند تا زمان بایگانی کردن در قفسه به راحتی عنوان دسته بندی مطالب دیده شوند و دسترسی به آنها آسان باشد.
پوشه هایی با ویژگی های خاص
پوشه ضد میکروب: این نوع پوشه از رشد میکروب ها و قارچ ها جلوگیری می کند و اجازه نمی دهد تا اوراق و اسناد لکه دار، کثیف، فرسوده و پاره شوند. برای بایگانی های طولانی مدت، در اتاق های بایگانی از این نوع پوشه استفاده می شود تا به خوبی از اسناد، مدارک و برگه های مهم از هر گونه آسیبی جلوگیری کند.
پوشه ضد آب: این نوع پوشه ها آب و رطوبت را جذب نمی کنند، در نتیجه مناسب برای محیط های مرطوب هستند، همچنین می توان در صورت کثیف شدن، به راحتی آنها را با آب شست.
برخی دیگر از انواع پوشه
پوشه آویز:
دارای تفاوت اساسی با سایر مدل های مشابه است این نوع از پوشه توسط گیره فلزی در قسمت بالایی خود به طبقه بایگانی متصل شده و دارای کد بندی شماره ای و رنگ بندی است، همچنین در عرض آن فضا برای چسباندن لیبل جهت تسریع در کار بایگانی و یافتن سند موجود است. نوعی از این پوشه ها را فایل آویز می نامند، زیرا به دارای چندین خانه با جای لیبل هستند که در کشو یا کمدهای بایگانی به راحتی باز می شوند و از روی برچسب ها می توان به اسناد به راحتی دست یافت. به همین دلیل برای موسسات بزرگ که دارای اتاق های بایگانی هستند، این نوع پوشه پر کاربرد تر است.
پوشه کارتابل:
پوشه مخصوصی است که نامه ها و پرونده های جاری را برای صدور دستور در آن قرار می دهند و روی آنها سوراخ هایی برای اینکه بتوان به راحتی برگه ها را درون آن دید، تعبیه شده است. این نوع پوشه بیشتر توسط مدیران مورد استفاده قرار می گیرد تا سریع تر به نامه ها و اسناد رسیدگی کنند.
