چگونه اسناد و برگه های خود را بایگانی کنیم؟ (بخش پایانی)
گاهی بین شلوغی و آشفتگی اسناد و قراردادهای کاری، تحصیلی و تعهدات خانوادگی ممکن است که اسناد و مدارک ما نا منظم و یا حتی گم شوند. هنگامی که زمان پرداخت صورتحساب، مراجعه به یک قرارداد یا اوراق وام است، این هرج و مرج حتی بیشتر و بیشتر می شود. خبر خوب این است که در واقع ترفندهایی وجود دارد که می توانید برای سازماندهی اسناد خود استفاده کنید. وقتی آموختید که چه چیزی را نگه دارید، چگونه آن را سازماندهی کنید و چگونه از آن محافظت کنید، ممکن است احساس کنید که برخی از استرس ها از بین رفته است. در قسمت اول با معرفی گامهایی آسان به چگونگی سازماندهی اسناد و مدارک و در نهایت بایگانی آنپرداختیم و در بخش پایانی این مقاله قصد داریم به معرفی آنچه که باید نگه داشت و آنچه که باید دور ریخت بپردازیم.
- تصمیم بگیرید چه چیزی را می خواهید نگه دارید.
- اسناد حیاتی
این شامل مواردی است که وجود، شهروندی یا صلاحیت شما را اثبات کند. شما باید این اسناد را برای همیشه نگه دارید. تنها استثنا این قانون کارت های منقضی شده است. سایر اسناد حیاتی عبارتند از:
ـ شناسنامه
ـ دفترچه و کارت های تامین اجتماعی
ـ کارت شناسایی ملی
ـ در صورت وجود کارت های بیمه درمانی خاص
- اسناد مربوط به دارایی ها
اسناد دارایی ثابت می کند که شما مالک یا در شرف مالکیت چیزی هستید. شما باید این اسناد را تا زمانی که ملک یا کالای مورد نظر را بفروشید، نگه دارید. نمونه اسناد دارایی عبارتند از :
ـ معاملات ملکی (داخلی یا تجاری)
ـ اسناد خودرو
ـ اوراق سهام
ـ اسناد مربوط به پس انداز
- اسناد مربوط به بدهی ها
بدهی ها شامل هرگونه قسطی است که می پردازید. تا زمانی که اقساط وام یا بدهی ها پرداخت نشده، روی برنامه یا قرارداد بمانید. بدهی ها شامل موارد زیر است:
ـ وام دانشجویی
ـ وام خودرو
ـ قراردادهای اجاره نامه یا وام مسکن
ـ اقساط پرداخت خدمات پزشکی یا حقوقی
ـ قرارداد اقساط مبلمان یا وسایل
- رسید پرداخت اقساط یا وام
اسناد مربوط به وام های پرداخت شده یا وام وسایل نقلیه را تا زمانی که اقساط تمام شود، نگه دارید. برای تایید پرداخت به طور کامل، از ارائه دهنده وام رسید بخواهید. این اسناد را حداقل برای مدت هفت سال نگه دارید.
- اسناد مالیاتی
بهتر است اسناد مالیاتی را برای مدت سه سال نگه دارید. مخصوصا اگر از صحت اسناد خود مطمئن نیستید یا در مدت سه سال، مجدد تحت بازرسی قرار گرفته اید.
- مدارک قانونی
شما باید حداقل هفت سال پرونده های حقوقی مانند دادخواست ها را نگهداری کنید. اگر اسناد حقوقی شما اسناد املاک و مستغلات، تغییر در وضعیت زناشویی یا اثبات مالکیت دارای مجوز هستند، باید آنها را برای همیشه حفظ کنید. نمونه هایی از اسناد حقوقی عبارتند از:
ـ وصیت نامه ها
ـ وصیت نامه های زندگی
ـ اسناد بیمه عمر
ـ سند ازدواج
ـ سند طلاق
ـ اسناد تصویب حق چاپ یا حق ثبت اختراع
- فرم های تجاری
از قانون سه ساله برای فرم های تجاری نیز استفاده کنید. شما باید تمام اسناد و مدارک را برای حساب های مربوط به کار و پرسنل نگه دارید. نمونه هایی از فرم های تجاری عبارتند از:
ـ قراردادها و پرونده های مشتری
ـ اسناد حقوق و دستمزد
ـ فرم های سرمایه گذاری
- تصمیم بگیرید چه چیزهایی را می خواهید دور بریزید.
- اسناد و اطلاعات شخصی
به دنبال دستگاه خردکن متقاطع باشید که اسناد را به صورت افقی و عمودی خرد می کنند. خرد کردن اسناد کار را برای سارقان هویت بسیار دشوار می کند. اگر می خواهید ضریب امنیت را بیشتر کنید، بهتر است CD یا کارت اعتباری را نیز خرد کنید. اطلاعات شخصی شامل :
ـ اسامی محرمانه
ـ آدرس های خاص
ـ شماره های تامین اجتماعی
ـ شماره کارت اعتباری
ـ شماره حساب بانکی
ـ شماره تلفن ها
- فاکتورهای منقضی شده
جز در مواردی که نیاز به مطالبه پرداخت هزینه داشته باشید، می توانید صورتحساب ها و فاکتورهای دیگری را که قبلا پرداخت کرده اید دور بیندازید. این امر به ویژه در مورد فیش های ماهانه تلفن، اینترنت، کارت اعتباری و خدمات مشابه آن صادق است. می توانید از چک های لغو شده یا رسید الکترونیکی (ذخیره شده به صورتPDF ) به عنوان سند پرداخت استفاده کنید.
- رسیدها
این کار را بعد از مقایسه هزینه ها با صورت ماهانه حساب یا کارت اعتباری خود انجام دهید. حواستان به هرگونه اطلاعات شخصی مانند شماره یا رمز کارت اعتباری خود باشد. اگر اطلاعات شخصی در آن نیست، می توانید رسید را در سطل بازیافت پرتاب کنید. اگر در آن اطلاعات شخصی می بینید، آن را خرد کنید.
ـ در این قانون یک استثنا وجود دارد. رسیدهای مربوط به مواردی که بیمه کرده اید، مانند وسیله نقلیه یا جواهرات گران قیمت را نگه دارید.
امیدواریم این مطلب برای نگهداری اسناد و مدارک شما مفید و کاربردی بوده باشد. پیشنهادات خود را در قسمت نظرات با ما در میان بگذارید.
چگونه اسناد و برگه های خود را بایگانی کنیم؟ (قسمت اول)
از اصول و فنون بایگانی چه می دانید؟