بایگانی چیست و چه اهمیتی دارد؟

بایگانی اطلاعات نوعی "کاغذ بازی" ( اصطلاح مخصوص یک صنف ) است که بسیاری از کارمندان در محیط کار با آن روبرو هستند. وقتی بحث بایگانی پیش می آید، برخی سر تکان می دهند، بعضی دیگر غرولند می کنند و برخی موافقت می کنند، اما واقعا چند نفر آن را درک می کنند و می دانند پیامدهای بیشتری که می تواند در یک تجارت داشته باشد، چیست؟

بایگانی یک فرآیند حیاتی برای مدیریت مدارک است که مشاغل و کارمندان باید با آن آشنا شوند. عواقب عدم درک فرآیندهای بایگانی مشاغل شما می تواند در آینده مشکلات جدی ایجاد کند. بنابراین اجازه دهید مستقیما برویم سر بایگانی...

بایگانی چیست؟

بایگانی فرآیندی است که به موجب آن، اطلاعات غیرفعال، به هر فرمی، برای مدت طولانی به طور ایمن ذخیره می شوند. چنین اطلاعاتی ممکن است در آینده دوباره مورد استفاده قرار گیرد یا نگیرد، اما با این وجود باید تا پایان برنامه نگهداری آن ذخیره شوند.

باید مطمئن شد که داده های غیرفعال بایگانی شده، دوباره فعال می شوند، زیرا عدم امکان دسترسی مجدد به اطلاعات، گاهی اوقات مشاغل را از بایگانی سوابق خود باز می دارد.در صورت لزوم در بایگانی اطلاعات کم یا کوتاه، باید هنوز هم اطلاعات به راحتی در دسترس باشند. در ضمن داده های بایگانی شده می توانند در قالب های مختلف و در دستگاه های مختلف ذخیره شوند.

وقتی کسب و کارها، داده ها را بایگانی می کنند، آنها تمایل دارند که کل مجموعه پرونده ها را بایگانی کنند. کلمه بایگانی به خودی خود حاکی از حفظ چندین رکورد است. بایگانی کردن اطلاعات ممکن است به دلیل احکام قانونی لازم باشد یا به دلیل داشتن اطلاعات حیاتی است که احتمالا در آینده دوباره مورد استفاده قرار می گیرند.

بیشتر بخوانید: از اصول و فنون بایگانی چه می دانید؟

بایگانی داده ها فهرست بندی می شوند و قابلیت جستجو دارند، بنابراین می توان فایلها را یافت و بازیابی کرد. جنبه مهم استراتژی بایگانی داده های یک تجارت، موجودی اطلاعات آن و مشخص کردن داوطلبی برای بایگانی اطلاعات است. بایگانی می تواند به اشکال مختلفی صورت گیرد، برخی از سیستم های ذخیره سازی اطلاعات آنلاین استفاده می کنند که اطلاعات بایگانی شده را روی دیسک قرار می دهند تا به راحتی در دسترس باشند. بایگانی ها غالبا مبتنی بر پرونده هستند اما این روزها بایگانی دیجیتالی در حال افزایش است.

بر اساس تحقیقات بهتر است که مشاغل هر دو حالت بایگانی را داشته باشند تا در صورت آسیب به هر کدام، دیگری برای برگرداندن اطلاعات موجود باشد. بایگانی به صورت آنلاین با نرم افزارهای خاصی انجام می شود که در این نرم افزارها می توانید دسترسی ها را کنترل کنید ( به کسی تنها دسترسی خواندن بدهید و به کسی دیگر دسترسی نوشتن ).

ابزارهای بایگانی شامل محصولاتی هستند که با ویژگی ها و امکانات خاص خود وظیفه نگهداری از مدارک و اسناد کاغذی شما را به عهده دارند. این محصولات شامل زونکن، کلاسور، جعبه بایگانی، پوشه، اکسپندینگ فایل، پاکت، کلربوک (کلیربوک)، پوشه آویز، کلیپ فایل، پوشه کیسه ای (کاور)، فایل آویز و ... است. آنها باید از جنس ضد رطوبت، با کیفیت و محکم باشند تا به خوبی از اسناد و مدارک شما نگهداری کنند.

بیشتر بخوانید: انواع محصولات بایگانی

اهمیت بایگانی موثر چیست؟

بایگانی کردن برای مدیریت اطلاعات از اهمیت حیاتی برخوردار است و می تواند یک تجارت با کنترل بیشتر روی فرآیندهای اطلاعاتی خود داشته باشد.

با رشد کسب و کار، داده های بیشتری ایجاد می شود - داده هایی که باید بطور دقیق مدیریت و نظارت شوند تا بتوان به درستی از آن استفاده کرد. بایگانی با لیبل (برچسب) روی ابزار بایگانی می تواند از صرف وقت و زحمت زیاد برای پیدا کردن مدرک مورد نیاز جلوگیری کند.

1. جلوگیری از نابودی اطلاعات

اطلاعات اگر بایگانی نشوند، پیدا کردن آنها سخت است و ایمن نیستند که اگر در لپ تاپ یک کارمند ذخیره باشد و برای سایر کاربران غیر قابل دسترسی باشد، بدترین نوع بایگانی است. اطلاعاتی که بایگانی نشده اند، می توانند برای همیشه از بین بروند. احتمال اینکه یک کارمند به طور تصادفی یک پرونده را حذف یا از آن سو استفاده کند، کم است اما این اتفاق می افتد. در بعضی موارد ممکن است متخصصان بازیابی اطلاعات بتوانند اطلاعات پاک شده را بازیابی کنند، اما احتمالا این کار مدتی طول می کشد، هزینه زیادی نیز به همراه خواهد داشت و بندرت 100٪ دقیق است.

بیشتر بخوانید: 10 نکته طلایی برای بایگانی اسناد

این در نهایت تاثیر منفی بر کارکردهای تجاری و بهره وری کارکنان خواهد گذاشت.

2. الزامات قانونی

بایگانی به دلایل قانونی نیز مهم است. بسیاری از مشاغل بطور اتفاقی اسنادی را که باید بطور قانونی نگهداری کنند، گم می کنند.
یک سیستم بایگانی موثر، بدون توجه به دانش هر کارمند از نرم افزارهای آرشیو یا شناخت محصولات بایگانی، باعث می شود که برنامه ریزی های مربوط به نگهداری از اسناد و مدارک در شرکت یا سازمان رعایت شود. مقامات محافظت از اطلاعات مجازاتهای شدیدی را بر روی مشاغل اعمال می کنند، بنابراین کارکنان باید آگاه باشند که نادیده گرفتن این سیاست ها ممکن است منجر به جریمه های سنگین یا حتی مجازات زندان در برخی موارد شود.

3. افزایش امنیت

بایگانی کردن اسناد به دلایل امنیتی نیز از اهمیت ویژه ای برخوردار است، به ویژه در زمانی که آسیب به آنها ( مانند پاک شدن از نرم افزارهای بایگانی یا گم شدن برگه ها از لوازم بایگانی ) شایع می شوند.

با بایگانی کردن امن اسناد و مدارک، مشاغل می توانند اطلاعات را پیگیری کرده و از اشخاص ثالث غیرمجاز محافظت کنند. حتی محتاط ترین مشاغل اکنون مورد حمله هکرهای بسیار ماهر قرار گرفته اند که اطلاعات آنها را از سرور یا کامپیوتر آنها برداشته اند. در حال حاضر برخی نرم افزارها با امنیت بالا اسناد شما را به خوبی نگهداری می کنند و اگر آرشیو اسناد کاغذی خود را در یک محل مناسب بایگانی قرار دهید، این احتمال بسیار کم است. بایگانی کردن برای تداوم مشاغل و اطمینان از بالاترین سطح عملکرد در یک بازار رقابتی بسیار مهم است.

بیشتر بخوانید: محل مناسب بایگانی کجاست؟

بنابراین در کسب و کار خود بایگانی را بسیار جدی بگیرید و آن را به هر دو صورت انجام دهید تا اسناد، مدارک و اطلاعات خود را به هیچ وجه از دست ندهید.